Je nieuwsbrief privacy-proof

Als bedrijf is het maar wat fijn om te beschikken over een nieuwsbrief. Toegegeven, je bent er even zoet mee om ’m te vullen en soms is de inspiratie er gewoon even niet. Maar even doorbijten en aan het eind van de regenboog staat die pot met goud als beloning op je te wachten. Zodra je op ‘verzenden’ hebt geklikt, zijn al je updates en acties namelijk in één keer gedeeld met je doelgroep.

Helemaal prima.

Maar hoe zit het eigenlijk met al die klantgegevens die je gebruikt voor je nieuwsbrief nu het AVG-tijdperk is ingeluid? Mag je al die mailadressen gewoon blijven aanschrijven met de aangescherpte regels rondom gebruik van persoonlijke data? En gelden er eigenlijk andere spelregels als je met een nieuwsbrief wil starten?

Escape

Voor bedrijven die een bestaande nieuwsbrief willen voortzetten is er eigenlijk niet zoveel veranderd. Het is vooral belangrijk om te zorgen dat er een goede en duidelijke uitschrijfmogelijkheid in je nieuwsbrief is verwerkt. Meestal staat deze in de footer waar ook je adresgegevens en copyright vermeld staan. Vergeten om een uitschrijfmogelijkheid te plaatsen? Geen paniek. Veel mailprogramma’s zoals het populaire MailChimp verwerken een automatische uitschrijfmogelijkheid in een nieuwsbrief als deze niet handmatig door de gebruiker is ingevoerd.

Nieuwkomers

Bedrijven die willen starten met een nieuwsbrief moeten zichzelf van tevoren eigenlijk twee belangrijke vragen stellen. Ten eerste, hoe ben je aan de gegevens gekomen van de klant die je als bedrijf benadert? En de vervolgvraag is dan: Hebben die mensen toestemming gegeven om hun gegevens te gebruiken voor het benaderen met een nieuwsbrief? De kans is groot dat je als bedrijf in het bezit bent van klantgegevens, maar niet meer precies weet hoe je eraan gekomen bent. In dat geval zit je altijd goed wanneer je je aan de volgende spelregels houdt:

1. Geef in je nieuwsbrief duidelijk aan dat je de klantgegevens voor het sturen van de nieuwsbrief gebruikt op basis van eerder contact in het verleden.

2. Vermeld daarnaast dat je - in het kader van de nieuwe AVG-regels - het enorm op prijs zou stellen als de klant zijn of haar toestemming voor het gebruik van de gegevens opnieuw zou kunnen bevestigen. Dit kan heel makkelijk door een link te plaatsen waarmee klanten een akkoord kunnen geven.

3. Vergeet niet te zeggen dat je de gegevens alleen gebruikt om de nieuwsbrief te versturen.

Geheugensteuntje

Reageren klanten niet op je verzoek? Dat kan heel goed. De ervaring leert dat veel mensen een nieuwsbrief scannen. Iedereen kan zich wel iets voorstellen bij de dagelijkse praktijk van de vollopende mailbox. Je wordt er als ontvanger een beetje lui van en reageert eigenlijk alleen nog maar als je ergens écht belang bij hebt. Of als je nog een keertje extra aangespoord wordt. Een geheugensteuntje in de vorm van een reminder kan daarom nuttig zijn. Daarmee vraag je nogmaals aandacht voor een akkoord van je klant voor het gebruik van zijn mailgegevens voor je nieuwsbrief. Geef daarbij aan dat je er bij geen reactie van uitgaat dat de klant geen toestemming geeft voor het gebruik van zijn gegevens. Vergeet dan niet om er ook bij te vertellen dat je de gegevens gaat verwijderen uit de adressenlijst voor je nieuwsbrief. Op deze manier hou je de communicatie altijd netjes en duidelijk.

Het goede nieuws

Ontmoedigd geraakt door alle regeltjes waar je je aan moet houden? Probeer dan in je achterhoofd te houden dat een nieuwsbrief de moeite loont. Met deze nuttige communicatietool kan je op een relatief goedkope manier bij je klanten op de radar blijven en je contacten verder uitbouwen. Ook wijzen diverse onderzoeken uit dat een nieuwsbrief nog altijd vaker gelezen wordt dan social mediaberichten. En door het plaatsen van handige linkjes kan je makkelijk meer verkeer naar je website genereren.

Nog niet overtuigd?

Maak dan gebruik van het statistisch bewijs. Bij veel mailprogramma’s is het resultaat namelijk gewoon meetbaar. Zo kun je zien wie je nieuwbrief opent en welke berichten de meeste kliks krijgen. Handig om te weten, ook om in de toekomst beter in te kunnen spelen op de behoefte van je klanten.